Privacyverklaring

Wie verantwoordelijk is

YM Creations, gevestigd aan Patrijzenweg 1, 1121 EX Landsmeer, ingeschreven bij de KVK onder nummer 96175354, is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Vragen over privacy stel je via contact@ymcreations.com of +31 6 53 40 02 20.

Welke gegevens we verwerken en waarom

Contactformulier en projectplanner

Stuur je een bericht via het contactformulier of de projectplanner, dan verwerken we je naam, e-mailadres en bericht en, als je die invult, je bedrijfsnaam en telefoonnummer. Bij de projectplanner verwerken we ook je antwoorden over het project en je bevestiging dat je zakelijk handelt. We gebruiken deze gegevens om je aanvraag te beantwoorden en, als je dat wilt, een voorstel te doen. De grondslag daarvoor is dat deze stappen nodig zijn om op jouw verzoek tot een overeenkomst te komen.

Je aanvraag wordt opgeslagen in onze database en je ontvangt een bevestiging per e-mail. Wordt het geen samenwerking, dan verwijderen we de aanvraag twaalf maanden na de laatste activiteit.

Bij een aanvraag leggen we ook vast via welk kanaal het bezoek aan de website begon: een verwijzende website, een zoekmachine, een AI-assistent zoals ChatGPT, of een campagne, en op welke pagina van onze site het bezoek begon. We gebruiken dat om te begrijpen welke kanalen tot zakelijke aanvragen leiden. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij het beoordelen van onze eigen zichtbaarheid. We slaan hiervoor niet de volledige verwijzende webpagina op, geen bezoekers-id, geen browserkenmerken en geen IP-adres; alleen de naam van de bron, het kanaal, een eventuele campagnenaam, zoekwoord- en advertentievariant uit de link en het pad van de eerste pagina. Kwam je binnen via een advertentie van Google en gaf je toestemming voor marketing, dan bewaren we bij de aanvraag ook de code die Google aan die advertentieklik gaf (gclid, gbraid of wbraid), zodat we kunnen nagaan welke advertentie tot een aanvraag of opdracht leidde. Zonder die toestemming bewaren we die code niet. Deze gegevens horen bij de aanvraag en worden tegelijk daarmee verwijderd.

Klanten, offertes en facturen

Werk je met ons samen, dan verwerken we de gegevens die nodig zijn voor de overeenkomst en de administratie: je contactgegevens, bedrijfsgegevens zoals adres, KVK- en btw-nummer, en de offertes, facturen en betalingen die bij de samenwerking horen. De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst en, voor de administratie, de wettelijke bewaarplicht. Facturen en andere persoonsgegevens en documenten die onderdeel zijn van onze fiscale administratie bewaren we ten minste gedurende de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar. Daarna bewaren we deze alleen langer als daar nog een geldige juridische of administratieve reden voor bestaat.

Berichten die we vanuit onze administratie versturen, zoals offertes, facturen en betaalinformatie, worden geregistreerd zodat we kunnen zien wat wanneer is verstuurd. De inhoud van berichten die niet tot de financiële administratie behoren verwijderen we na twaalf maanden.

Betalingen en automatische incasso

Betalingen en machtigingen voor automatische incasso lopen via Mollie. Daarvoor delen we je naam, e-mailadres, het bedrag en een omschrijving met Mollie. Je bankgegevens, zoals je rekeningnummer, voer je in bij Mollie; die worden niet door YM Creations opgeslagen. Voor onze administratie bewaren we wel het betaalbedrag, de betaalstatus en de referenties die Mollie aan de betaling, de klant en de machtiging toekent, voor zover die in ons systeem aanwezig zijn. Voor de betaalgegevens die Mollie voor zijn betaaldienst verwerkt is Mollie zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke; daarop is het privacybeleid van Mollie van toepassing.

Websitebezoek en beveiliging

De website wordt gehost bij Vercel. Bij elk bezoek worden technische gegevens verwerkt, zoals je IP-adres, je browser en de opgevraagde pagina, om de website te leveren en te beveiligen. Wij gebruiken deze logbestanden alleen voor beveiliging en het oplossen van fouten. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en werkende website.

Statistieken

Alleen als je daarvoor toestemming geeft, gebruiken we Google Analytics om te begrijpen hoe de website wordt gebruikt en om die te verbeteren. Daarbij worden gegevens over je bezoek gedeeld met Google. Zonder toestemming wordt Google Analytics niet geladen. Je kunt je keuze op elk moment wijzigen via Cookie-instellingen onderaan de pagina. Meer daarover staat in de cookieverklaring.

Gedragsopnames (Microsoft Clarity)

Alleen als je daar apart toestemming voor geeft, onder gedragsopnames, laden we Microsoft Clarity. Clarity legt vast hoe je de website gebruikt: waar je klikt, hoe ver je scrolt en hoe je van pagina naar pagina gaat. Daarmee maakt Clarity gereconstrueerde sessieopnames en klik-, scroll- en aandachtsheatmaps, en signaleert het momenten waarop bezoekers mogelijk vastlopen, zoals herhaald of vergeefs klikken en snel teruggaan. We gebruiken dit om de website gebruiksvriendelijker te maken. Zonder die toestemming wordt Clarity niet geladen, ook niet als je toestemming voor statistieken gaf. De grondslag is je toestemming; je trekt die op elk moment in via Cookie-instellingen.

Formulieren, zoals het contactformulier en de projectplanner, worden in de opnames afgeschermd, en op de betaal- en incassopagina's wordt Clarity niet geladen. We sturen Clarity geen namen, e-mailadressen of andere gegevens waarmee je te herkennen bent, en koppelen opnames niet aan een aanvraag of klant. Clarity herkent een browser bij een volgend bezoek wel aan een pseudonieme code in een cookie; zie de cookieverklaring.

Voor Clarity zijn Microsoft en YM Creations elk zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Volgens de voorwaarden van Microsoft mag Microsoft de persoonsgegevens die het via Clarity verzamelt ook voor eigen doeleinden gebruiken, waaronder het leveren en verbeteren van zijn diensten en het opstellen van gebruikersprofielen, onder meer voor advertenties (Microsoft Advertising). Wij geven Clarity het signaal dat opslag voor advertentiedoeleinden niet is toegestaan; wat Microsoft met de gegevens doet, valt onder de privacyverklaring van Microsoft. Microsoft bewaart opnames dertig dagen en klik- en heatmapgegevens en gemarkeerde opnames negen maanden.

Daarnaast halen we uit Clarity per pagina opgetelde cijfers op, zoals het aantal sessies, de gemiddelde scrolldiepte en het aantal herhaalde of vergeefse klikken. Die bewaren we zelf en gebruiken we alleen in onze eigen beheeromgeving; opnames of heatmaps kopiëren we niet.

Advertentiemeting (Meta Pixel)

Alleen als je daar apart toestemming voor geeft, onder marketing, laden we de Meta Pixel van Meta Platforms Ireland Limited. Daarmee meten we welke advertenties op Facebook en Instagram tot een bezoek aan de website of tot een aanvraag leiden, en gebruikt Meta die metingen om onze advertenties vaker te tonen aan mensen bij wie ze waarschijnlijk tot een aanvraag leiden. Ook kunnen we mensen die de website bezochten later opnieuw een advertentie tonen (remarketing). De pixel stuurt Meta bij elke pagina die je bekijkt het adres van die pagina, samen met technische gegevens zoals je IP-adres en browser en een pseudonieme code uit een cookie. Als je via het contactformulier, de projectplanner of de websitecheck een aanvraag verstuurt en wij die hebben ontvangen, melden we Meta dat er een aanvraag is gedaan en via welk formulier. Die melding gaat vanuit je browser via de pixel en ook rechtstreeks vanaf onze server (Conversions API), onder hetzelfde kenmerk zodat Meta de aanvraag één keer telt; vanaf onze server sturen we daarbij alleen het adres van de pagina, je IP-adres, je browsergegevens en de codes uit de Meta-cookies, en alleen als je voor marketing toestemming gaf. Wat je in een formulier invult, zoals je naam, e-mailadres, telefoonnummer, websiteadres of bericht, sturen we niet naar Meta. Zonder die toestemming wordt de pixel niet geladen, ook niet als je toestemming voor statistieken of gedragsopnames gaf, en op de betaal- en incassopagina's wordt hij nooit geladen. De grondslag is je toestemming; je trekt die op elk moment in via Cookie-instellingen.

Ben je bij Facebook of Instagram ingelogd, of staan er cookies van Meta in je browser, dan kan Meta je bezoek aan je Meta-account koppelen. Voor het verzamelen van deze gegevens op onze website en het doorgeven ervan aan Meta zijn YM Creations en Meta Platforms Ireland Limited gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijke; de afspraken daarover staan in de aanvulling van Meta voor verwerkingsverantwoordelijken (Controller Addendum). Voor wat Meta daarna met de gegevens doet, waaronder het tonen en meten van advertenties en het verbeteren van zijn eigen diensten, is Meta zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke; dat valt onder het privacybeleid van Meta. Je kunt je rechten bij ons en bij Meta uitoefenen.

Advertentiemeting (Google Ads)

Alleen als je daar apart toestemming voor geeft, onder marketing, laden we de Google-tag voor Google Ads van Google Ireland Limited. Daarmee meten we welke advertenties bij Google tot een bezoek, een aanvraag, een telefoontje of een WhatsApp-bericht leiden, en kunnen we mensen die de website bezochten later opnieuw een advertentie tonen (remarketing). Google ontvangt daarbij het adres van de pagina, technische gegevens zoals je IP-adres en browser, een pseudonieme code uit een cookie en, als je via een advertentie binnenkwam, de code van die advertentieklik. Als je een aanvraag verstuurt die wij hebben ontvangen, of op ons telefoonnummer of de WhatsApp-link tikt, melden we Google dat dat gebeurde. Bij een ontvangen aanvraag geven we de Google-tag ook het e-mailadres en, als je dat invulde, het telefoonnummer uit die aanvraag mee (verbeterde conversies, enhanced conversions). De tag versleutelt die in je browser met een hashfunctie (SHA-256) voordat ze naar Google gaan; Google gebruikt ze om de aanvraag te koppelen aan een klik op een advertentie. Je naam, bedrijf, websiteadres en bericht sturen we niet naar Google. Zonder die toestemming wordt Google Ads niet geladen, ook niet als je toestemming voor statistieken gaf, en staan de toestemmingssignalen die we aan Google doorgeven (Consent Mode) voor advertenties op geweigerd. De grondslag is je toestemming; je trekt die op elk moment in via Cookie-instellingen.

Voor wat Google met deze gegevens doet, waaronder het meten en tonen van advertenties, is Google zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke; dat valt onder het privacybeleid van Google.

Vindbaarheid in zoekmachines

Om te zien hoe de website in zoekmachines gevonden wordt, halen we uit Google Search Console en Bing Webmaster Tools cijfers op die Google en Microsoft zelf over de zoekresultaten bijhouden: zoektermen, pagina's, klikken en vertoningen, opgeteld per dag of per periode. Die gegevens komen van de zoekmachines, niet uit je browser; hiervoor wordt niets op je apparaat geplaatst. Zoektermen die op een e-mailadres, telefoonnummer, webadres of code lijken, slaan we niet op. We koppelen een zoekterm nooit aan een aanvraag of aan een persoon. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij inzicht in de vindbaarheid van de website.

Welke gegevens je moet geven

Gegevens die in een formulier als verplicht zijn gemarkeerd, hebben we nodig om je aanvraag te behandelen. Zonder die gegevens kunnen we je aanvraag mogelijk niet behandelen of een overeenkomst niet uitvoeren. Optionele velden vul je vrijwillig in.

Geautomatiseerde besluitvorming

YM Creations gebruikt persoonsgegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanmerkelijke gevolgen voor jou. De indicatie die de projectplanner geeft is een vrijblijvende schatting op basis van je eigen antwoorden; over elke aanvraag beslist een medewerker.

Met wie we gegevens delen

We verkopen geen gegevens. We delen ze alleen met de partijen die nodig zijn om de website en onze dienstverlening te laten werken, en alleen voor het doel dat hieronder staat.

• Supabase voor de database en de opslag van aanvragen, klantgegevens en documenten.
• Resend voor het versturen van e-mail, zoals bevestigingen, offertes en facturen.
• Vercel voor de hosting van de website en de technische logbestanden.
• Mollie voor betalingen en automatische incasso; voor de betaalgegevens die Mollie voor zijn betaaldienst verwerkt is Mollie zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke.
• Google voor statistieken via Google Analytics, uitsluitend met jouw toestemming, en voor advertentiemeting en remarketing via Google Ads, uitsluitend met jouw toestemming voor marketing; voor Google Ads is Google zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke.
• Microsoft voor gedragsopnames en heatmaps via Microsoft Clarity, uitsluitend met jouw toestemming voor gedragsopnames; Microsoft is daarvoor zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke.
• Meta voor advertentiemeting via de Meta Pixel, uitsluitend met jouw toestemming voor marketing; voor het verzamelen en doorgeven zijn we samen met Meta verantwoordelijk, voor het verdere gebruik is Meta zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Voor onze website en dienstverlening gebruiken we externe dienstverleners, waaronder Vercel, Supabase, Resend, als je toestemming geeft voor statistieken Google Analytics, als je toestemming geeft voor gedragsopnames Microsoft Clarity, en als je toestemming geeft voor marketing Meta en Google Ads. Afhankelijk van de gebruikte infrastructuur kunnen deze partijen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken.

Als persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, gelden daarvoor de waarborgen die op grond van de toepasselijke privacywetgeving vereist zijn. Afhankelijk van de situatie kan dat bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie zijn of door de Europese Commissie goedgekeurde Standard Contractual Clauses.

Voor betalingen gebruiken we Mollie. Mollie is voor de betaalgegevens die het voor zijn betaaldienst verwerkt zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke en beschrijft internationale doorgiften in zijn eigen privacybeleid.

Hoe we je gegevens beveiligen

De verbinding met de website is versleuteld. Toegang tot klantgegevens is beperkt tot YM Creations en beveiligd met een persoonlijke login. Bankgegevens die je bij Mollie invoert bewaren we niet.

Hoe lang we gegevens bewaren

• Aanvragen via het contactformulier of de projectplanner die niet tot een samenwerking leiden: twaalf maanden na de laatste activiteit.
• Contactgegevens van mogelijke klanten waarmee geen samenwerking ontstaat: twaalf maanden na het laatste contact of de laatst geplande opvolging.
• Facturen en andere persoonsgegevens en documenten die onderdeel zijn van onze fiscale administratie: ten minste de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar, en daarna alleen langer als daar nog een geldige juridische of administratieve reden voor bestaat.
• De inhoud van andere klantberichten: twaalf maanden; dat een bericht is verstuurd blijft geregistreerd.
• Je cookiekeuze: zes maanden.
• Zoektermen uit Google Search Console en Bing Webmaster Tools: zestien maanden.
• Per pagina opgetelde cijfers uit Microsoft Clarity in onze eigen database: negentig dagen. Voor wat Microsoft zelf bewaart, zie hierboven onder gedragsopnames.

Jouw rechten

Voor zover van toepassing op de betreffende verwerking heb je het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken en je gegevens overgedragen te krijgen. Toestemming die je hebt gegeven, bijvoorbeeld voor statistieken, kun je altijd intrekken. Mail daarvoor naar contact@ymcreations.com. We reageren in principe binnen één maand. Is een verzoek complex of gaat het om meerdere verzoeken, dan kan die termijn volgens de AVG worden verlengd; in dat geval laten we je dat binnen die eerste maand weten.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Deze verklaring kan veranderen als de website of onze dienstverlening verandert. De datum bovenaan geeft aan wanneer de tekst voor het laatst is aangepast.